Dans le cadre de la conclusion et de l'exécution du Contrat, Les Hôtels Thélème agissant au nom et pour le compte des sociétés exploitant les hôtels listés dans le CONTRAT, en vertu de son statut de Direction Générale de chaque entité sociale (ci-après « L’HÔTEL »), en tant que responsable du traitement, est susceptible de collecter et de traiter des données personnelles concernant LE CLIENT et les VOYAGEURS (notamment leurs noms, prénoms, coordonnées, informations relatives à leur séjour).
1. Finalités du traitement des données :
Les données personnelles sont collectées et traitées pour les finalités suivantes :
- La gestion des réservations et des séjours (enregistrement, facturation, gestion des accès, etc.).
- La fourniture des PRESTATIONS demandées (hébergement, restauration, services complémentaires).
- La communication relative à la réservation et au séjour (confirmation, informations pratiques, etc.).
- La gestion de la relation client (suivi de la satisfaction, traitement des demandes et réclamations).
- Le respect des obligations légales et réglementaires (notamment en matière de tenue de registre de police).
- Sous réserve du consentement explicite du CLIENT ou des VOYAGEURS, l'envoi d'informations commerciales et promotionnelles concernant les offres et actualités de L’HÔTEL.
- L'amélioration de nos services et la personnalisation de l'expérience client.
- La gestion des litiges et le recouvrement des créances.
- La prévention et la détection des fraudes et des activités illégales.
2. Bases légales du traitement :
Ces traitements de données personnelles sont basés sur les fondements juridiques suivants :
- L'exécution du contrat de vente des PRESTATIONS.
- Le respect des obligations légales auxquelles L’HÔTEL est soumis.
- L'intérêt légitime de L’HÔTEL (par exemple, pour améliorer ses services, gérer la relation client, prévenir la fraude).
- Le consentement des personnes concernées (pour l'envoi de communications marketing).
3. Destinataires des données :
Les données personnelles collectées sont destinées à L’HÔTEL et peuvent être transmises aux catégories de destinataires suivantes, dans la limite de leurs besoins respectifs :
- Le personnel habilité de L’HÔTEL (service de réservation, réception, service commercial, service comptable, etc.).
- Les prestataires de services et sous-traitants agissant pour le compte de L’HÔTEL (par exemple, prestataires informatiques, outils de gestion de la relation client, plateformes d'envoi d'emails). Ces derniers sont liés par des obligations contractuelles de sécurité et de confidentialité.
- Les autorités légales et réglementaires dans le cadre de leurs missions et sur leur demande.
4. Durée de conservation des données :
L’HÔTEL conserve les données personnelles pour une durée n'excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées, conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables et aux durées de prescription légales. Les durées de conservation peuvent varier en fonction de la nature des données et des finalités du traitement.
5. Droits des personnes concernées :
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés modifiée, LE CLIENT et les VOYAGEURS disposent des droits suivants concernant leurs données personnelles :
- Droit d'accès : Obtenir la confirmation que des données les concernant sont traitées et des informations sur ces traitements.
- Droit de rectification : Obtenir la rectification des données inexactes ou incomplètes les concernant.
- Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») : Obtenir l'effacement de leurs données dans certaines conditions.
- Droit à la limitation du traitement : Obtenir la limitation du traitement de leurs données dans certaines conditions.
- Droit d'opposition : S'opposer au traitement de leurs données pour des motifs légitimes, y compris à la prospection commerciale.
- Droit à la portabilité des données : Recevoir les données qu'ils ont fournies à L’HÔTEL dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre à un autre responsable du traitement.
- Droit de retirer leur consentement : À tout moment, retirer leur consentement pour les traitements basés sur celui-ci (notamment pour l'envoi de communications marketing), sans que cela n'affecte la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait.
- Droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle : S'ils estiment que le traitement de leurs données constitue une violation de la réglementation applicable, ils ont le droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) en France.
6. Modalités d'exercice des droits :
Pour exercer leurs droits, LE CLIENT et les VOYAGEURS peuvent adresser leur demande par écrit, en précisant leurs nom, prénom et en joignant une copie d'un justificatif d'identité :
- Par courrier postal à l'adresse du siège social de L’HÔTEL mentionnée dans les contrats.
- Par email à l'adresse électronique : rgpd@groupe-theleme.com
L’HÔTEL s'engage à répondre à ces demandes dans les délais légaux.
7. Sécurité des données :
L’HÔTEL met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données personnelles collectées et traitées, afin de prévenir notamment la destruction, la perte, l'altération, la divulgation ou l'accès non autorisé à ces données.
8. Transfert de données hors de l'Union Européenne :
Dans l'hypothèse où L’HÔTEL serait amené à transférer des données personnelles vers des pays situés en dehors de l'Union Européenne, il s'assurerait que ces transferts sont effectués conformément à la réglementation applicable (notamment en présence d'une décision d'adéquation de la Commission Européenne ou de la mise en place de garanties appropriées).
9. Mise à jour de la politique de protection des données :
L’HÔTEL se réserve le droit de modifier la présente clause relative à la protection des données personnelles à tout moment. Les modifications seront portées à la connaissance du CLIENT par tout moyen approprié.